Ravie de vous retrouver pour vous donner quelques conseils sur la rédaction de votre e-mail d'absence.
Avec le mois de mai et l'été viennent ponts, viaducs et autres soldes de congés en tout genre. Évidemment, il faut avertir de son absence vos quelques centaines d'interlocuteurs / jour qui vont vous écrire et se demander pourquoi vous ne répondez pas.
Voici 5 conseils pour réussir son e-mail d'absence :
1. Se fixer un objectif
Il est simple, a priori : informer mes interlocuteurs de mon absence et leur permettre d'avoir une solution de repli pour assurer la continuité du service.
2. Éviter les mots interdits
Vous le savez bien, dans nos contrées, il est très mal vu d'être en "congés", en "vacances" , au "soleil", en "repos", en "RTT", et encore plus en "arrêt" ou en "maladie"... ou les deux ! Mais aussi, en "réunion", en train de "déjeuner" (surtout à certaines heures de la journée...)... Bref, vous l'avez compris, il y a des mots interdits que vous éviterez d'employer dans vos messages d'absence pour ne pas énerver vos interlocuteurs, ce n'est pas le but !
Alors, retenez : vous pouvez être "absent" ou "pas disponible" ou "en déplacement".
3. Rédiger un message court et clair
L'autre jour, je suis tombée sur les messages d'absence suivants :
"A l'heure où vous m'écrivez, j'ai les pieds en éventail, sur une plage de sable blanc, à l'autre bout du monde. Je suis en vacances ! Allez, laissez votre message après le biiiiiiiiiiiiiiiipppppp et je vous réponds à mon retour, tout bronzé."
ou encore (avec de belles fautes d'orthographe en prime...) :
Exagéré mon contre-exemple ? Si peu... J'en profite pour vous rappeler que les fautes d'orthographe sont nuisibles à votre image et à celle de votre entreprise. Alors, relisez plutôt deux fois qu'une, surtout un e-mail qui sera lu par beaucoup de personnes !
Revenons à ce qu'il faut écrire : ce message doit être court, simple et permettre à votre lecteur d'obtenir des informations précises. Exit l'humour décalé et les figures de style douteuses ! Ou c'est votre image qui en souffrira !
Vous indiquerez clairement les dates d'absence ainsi que le nom d'une personne à contacter avec qui vous formez un binôme professionnel, par exemple, et pouvant prendre le relais pendant votre absence.
Proposition : "Je suis absent(e) du 1er au 15 août inclus. Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période (ou j'aurai un accès restreint à mes messages pendant cette période). Je vous propose de vous répondre dès mon retour, le 16 août.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter Sandrine Durand par téléphone : xx xx xx xx xx ou par e-mail : xxxxxxxx@xxxx.fr.
Bien cordialement,
Signature
La traduction du message en anglais n'est pertinente que si vous travaillez à l'international.
4. Profitez de l'occasion pour promouvoir vos services ou faire passer un message
Vous pouvez inciter votre interlocuteur à consulter en votre absence, une nouvelle offre sur votre site Internet, par exemple, ou votre tout nouveau blog, en bref, "occuper" votre lecteur pendant que vous n'êtes pas là pour lui répondre.
La formule doit rester subtile et optionnelle pour le lecteur : un lien hypertexte, une image de catalogue sur laquelle on peut cliquer...
5. Pensez à enlever le message à votre retour
A votre retour, pensez à répondre à toutes les personnes qui vous ont écrit et à désactiver votre réponse automatique... A l'inverse, cela ferait désordre.
Pour en savoir davantage sur les bonnes pratiques de l'e-mail, je vous invite à vous procurer la nouvelle édition de mon ouvrage "Être un pro de l'e-mail" - Eyrolles.
A bientôt pour en parler.
Sylvie
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